COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA

Problemas en la organización para comunicarse

v  El texto es excesivamente largo

v  Estilo que dificulta la lectura

v  Términos que el trabajador no entiende

 Normas para la elaboración de mensajes escritos

1. Escribir para comunicarse
2. Escoger palabras que el receptor entienda
3. El texto debe tener  introducción, cuerpo y conclusión
4. Haga referencia la experiencia de los lectores
5. Utilice oraciones positivas
6. Preferir lo simple a lo complejo

 Manual de Bienvenida

Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.

1. Portada: información de la institución
2. Se puede agregar un índice
3. Presentación: objetivo del manual
4. Introducción: describe la empresa
5. Objetivo: propósito de la organización
6. Historia de la Compañía
7. Visión
8. Misión
9. Valores
10. Políticas de la asociación
11. Filosofía del trabajo
12. Estilos de Administración
13. Estructura de la compañía y organigrama
14. Estatus de la asociación
15. Beneficios de la asociación y representantes.

La carta

Sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa y un particular. Siempre deber ir mecanografiadas. Es:

—  Formal

—  Oficial

—  Confidencial

Elementos de la carta

—  Encabezado: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, saludo y asunto.

—  Cuerpo:

—  Introducción: se agradece o se  indica el motivo

—  Núcleo: desarrollo de la idea principal

—  Conclusión: resumen de la carta o estímulo.

—  Cierre: membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario y saludo.

Informe

Texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular.

También puede ser una noticia o instrumento que se da de un asunto o suceso o bien de una persona.

Clasificación de los Informes

—  Según su extensión:

—  Cortos: 8-10 cuartillas

—  Largos: +10 cuartillas

—  Según su función:

—  Comunicativos

—  Examinadores

—  Analíticos

—  Según su formalidad.

—  Formales

—  Informales

—  Informe Técnico

—  Informe Divulgativo

Proceso de Diseño

—  Diseño: canales de sugerencia

—  Apropiación: uso del personal

—  Seguimiento: los comentarios deben involucrarse y comprometerse con las jefaturas directas

—  Evaluación: Información cuantitativa y cualitativa

—  ¿Quién interviene?

—  ¿Qué se dice?

—  ¿Cómo se dice?

—  ¿Por qué se dice?

Memorándum o memorando

—  Del latín “cosa que debe recordarse”

—  Nota que se envía a una persona dentro de una institución

—  Informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para una determinada acción

Circular

Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

Se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.

Tipos de circular:

—  Interna

—  Externa

Acta

Documento por el que se da fe de lo sucedido en las reuniones convocadas con carácter oficial, así como de los acuerdos tomados en ellas.

Se registran en un libro de actas.

Folleto

Impreso de un número reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario
no entiende